สำหรับคนทั่วไปประเทศไทยนั้นมีฤดูการอยู่ 3 ฤดู ด้วยกัน คือ ฤดูร้อน ฤดูฝน ฤดูหนาว บางคนชอบฤดูร้อนเพราะต้องการออกไปรับแสงแดด บางคนก็ชอบฤดูฝนอากาศชุ่มช่ำด้วยหยาดฝน บางคนชอบหน้าหนาวพร้อมเตรียมตัวไปเที่ยวด้วยอากาศเย็นสบาย
แต่สำหรับบุคลากรสายการศึกาษาอย่างพวกเรานั้น มีฤดูการหนึ่งที่มักมาพร้อมกับการเปิดต้อนรับเทอมใหม่ของแต่ละภาคการศึกษา ฤดูที่ว่านั้นคือฤดูการประกันคุณภาพทางการศึกษา ที่ทางแต่ละคณะฯ แต่ละหน่วยงาน จะต้องทำการสรุปผลงานในแต่ละปีโดยมีเกณฑ์ที่เข้มข้นและเปลี่ยนแปลงไปทุกปีของหน่วยงานภาครัฐที่จะเข้ามาตรวจสอบแต่ละสถานศึกษา เรียกได้ว่าเป็นภาระหนักอึ่งชิ้นหนึ่งของทีมงานผู้แบกรับงานนี้กันทีเดียว
สำหรับผมนั้นปีแรกที่ได้มาทำประกันคุณภาพทางการศึกษาให้กับทางคณะฯ อย่างเต็มตัวนั้นเรียกได้ว่าหนักหนาสาหัสทีเดียว เพราะเรียกว่าเป็นมือใหม่ เอกสารอะไรต่อมิอะไรงงไปหมดจะไปหาจากไหน ทำจนดึกดื่นเที่ยงคืนในระยะเวลาเป็นเดือนกรอบไปหมด แต่มันก็ผ่านไปจนได้ครับ หลังจากนั้นพอมานั่งประเมินแล้วว่าทำไมงานมันถึงกินระยะเวลาการทำงานและทรัพยากรบุคคลของคณะฯถึงขนาดนี้ ทำให้พบว่าผู้ทำมีจุดอ่อ่นดังนี้
- ไม่ได้มีการวางแผนว่าเอกสารการประเมินหมวดไหน ใครเป็นคนรับผิดชอบ และไม่รู้ว่าการทำเอกสารชิ้นนั้นๆ อยู่ในขั้นตอนไหนแล้ว
- มีเอกสารบางชิ้นที่เราทำซ้ำซ้อนกันภายในคณะฯ แทนที่จะไปใช้อ้างอิงกันได้เลย
- การเรียงเลขเอกสารมีความซ้ำซ้อนกัน ทำให้ต้องมารื้อระบบเรียงเลขเอกสารกันใหม่
- ไม่มีระบบติดตามว่าเอกสารชิ้นไหนเสร็จแล้วบ้างนำขึ้นระบบของการประกันหรือยัง
มาปีที่สองเริ่มรู้แนวแล้วค้นพบจุดอ่อนของตนเองแล้วครับ ตั้งใจไว้เลยว่าจะไม่ให้มีเหตุการณ์ทำงานหนัก กลับบ้านดึกเหมือนปีที่ผ่านมา เลยคิดได้ว่าเรานำระบบของ Google มาใช้ดีกว่า คราวนี้ผมเลือกใช้ Google Docs มาใช้ครับ โดยนำ "สเปรดชีต" มาใช้ในการวางแผนงานครับ แนวคิดก็คือใช้ไฟร์ สเปรดชีต มาแบ่งเป็นหมวดหมู่ตามองค์ประกอบในการประกันคุณภาพ จากนั้นก็ให้บรรดาผู้บริหารมากรอกเอกสารของตนเองพร้องเรียงเลขไปในตัวครับ นอกจากนั้นก็ให้กรอกผู้รับผิดชอบงานโครงการชิ้นนั้น และสถานะของเอกสารชิ้นนั้นว่าถึงขึ้นตอนไหนแล้ว ถ้าทีมงานเอาขึ้นระบบแล้วแปลว่าเสร็จสมบูรณ์ครับ ทีนี้ทีมงานทุกคนก็จะเห็นหมดว่ามีของครบไหม ตามทวงที่ใคร งานล่าช้าแค่ไหนก่อนถึงวันปิดงาน
รูปแสดงแนวคิดการใช้ "สเปรดชีต" แชร์ไฟร์รายการเอกสารเพื่อใช้ในการประกันคุณภาพ ในแบบ Online ทีมงานทุกคนเข้ามาร่วมกันตรวจสอบและกรอกสถานะของงานนนี้
ขั้นตอนสร้างก็ง่ายๆ เพียงแค่เข้าไปใน Google Docs สร้งเอกสาร "สเปรดชีต" ขึ้นมา
สร้างเอกสาร "หมายเลขเอกสารเพื่อใช้ประกันคุณภาพ"
เริ่มต้นให้ผู้บริหารมากรอกรายละเอียดในงานที่รับผิดชอบของตนเองว่ามีอะไรบ้าง พร้อมจัดทำหมายเลยเอกสาร และสามารถเข้ามาอัพเดทหรือแก้ไขข้อมูลได้ตลอดเวลา โดยที่ทีมงานทั้งหมดจะเห็นที่อัพเดท
จุดเด่นของการทำงานผ่านระบบนี้คือการแชร์ไฟร์งานกันโดยไม่ต้องรองานกันทำพร้อมกันไปได้เลย และแชร์ไปอย่างทีมงาน หรือถ้าเรามีการตั้งกลุ่มในรูปแบบ Social Network ก็ส่งไปที่กลุ่มเราได้ครับ
บทสรุป
สำหรับเรื่องง่ายๆแค่การวางแผนและการแชร์เอกสารเพื่อใช้ตรวจสอบรายการ การจัดทำงานประกันคุณภาพร่วมกันโดยใช้ Google Docs ในปีนี้ช่วยทำให้งานมีประสิทธิภาพมากขึ้น ลดความผิดพลาด ลดระยะเวลาทำงานของทีมงานไปได้มากกว่า 50% พิสูจน์ได้โดยผมไม่ต้องกลับบ้านดึกอีกแล้วครับ
มนต์ชัย บุญยะวิภากุล
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น