ตัวอย่างของวันนี้จะเป็นการทำระบบของการกรอกคะแนนร่วมกันในการตรวจวิทยานิพนธ์ของอาจารย์ครับ
ก่อนอื่นต้องเกริ่นก่อนว่าพอดีผมได้รับหน้าที่ให้รับผิดชอบในวิชาวิทยานิพนธ์ของคณะฯ ซึ่งมีนักศึกษาจำนวนร้อยกว่าคนด้วยกัน นักศึกษาจะต้องมีการสอบประมาณ 4 ครั้งด้วยกัน วิธีการสอบจะมีการแบ่งนักศึกษาและอาจารย์เป็นกลุ่มๆ นักศึกษาจะไปตามกลุ่มที่ตนเองมีที่ปรึกษาอยู่ มี 9 กลุ่มได้ครับ คิดดูสิครับว่ามี 9 กลุ่ม กับ นักศึกษาที่มีอยู่เป็นร้อยกว่าคน ผมในฐานะผู้รับผิดชอบวิชานี้ก็ต้องตกเป็นผู้รวมคะแนนสิครับ ถ้าใช้วิธีแบบเดิมอาจารย์ทุกคนก็จะกรอกคะแนนใส่ในแบบฟอร์มกระดาษที่แจกให้ไป ผมก็ต้องเอามารวมคะแนน รวมคะแนน หาค่าเฉลี่ยแต่ละกลุ่ม เอาค่าKมาคูณ เพื่อได้คะแนนออกมา คิดแค่นี้ก็เริ่มเหนื่อยละครับ สรุปแล้วโจทย์หลักๆ ของผมคราวนี้คือ
- ทำยังไงให้ได้คะแนนมาโดยผมไม่ต้องมากรอกเอง
- ทำอย่างไรให้คะแนนมารวมที่ผมได้ เห็นคะแนนคร่าวๆได้เลยว่านักศึกษาคนไหนคะแนนมีปัญหา
- เอาคะแนนมาตัดเกรดใส่สูตรที่ผมต้องการได้แบบง่ายๆ
เมื่อได้โจทย์มาดังนี้ก็ลองมาคิดว่าจะเอาเจ้า GoogleApps มาใช้ทำอะไรได้บ้าง คราวนี้ผมใช้ Google Document โดยใช้เครื่องมือที่เรียกว่า "แบบฟอร์ม" ครับ
หลายคนอาจจะงงว่า "แบบฟอร์ม" คืออะไร จริงๆแล้วเครื่องมือ "แบบฟอร์ม" ก็คือ"สเปรดชีต" นั่นเอง (สเปรดชีต ถ้าไม่รู้จักก็ลองเปิด Microsoft Excel ในเครื่องคอมพ์ดูครับ) เพียงแต่เรานำมาประยุกต์ใช้เพื่อให้ผู้ใช้งานกรอกง่ายขึ้นโดยพ่วงรูปแบบคำถามและคำตอบต่างๆเข้าไปตัวอย่างเช่น เมื่อก่อนเราได้แบบฟอร์มที่เป็นกระดาษมาสำรวจความคิดเห็นหรือให้กรอกข้อมูลต่างๆ พอผู้จัดทำแบบสอบถามได้รับไปก็ต้องเอาไปกรอกในโปรแกรมประเภทสเปรดชีตอีกที เพื่อประมวลผล เห็นไหมครับยุ่งยากมาก กว่าจะส่งแบบสอบถามไป กว่าจะมากรอกข้อมูล กว่าจะประมวลผล ผมใช้ Google Document ในส่วนแบบฟอร์มนี่ละครับทีเดียว แนบเมล์ส่งออนไลน์ไปให้อาจารย์แต่ละกลุ่มช่วยกันกรอกกลับมา
เริ่มแรกเลยครับเข้าไปใน Google Document เห็นปุ่มแดง "สร้าง" ทางด้านซ้ายมือ คลิกไปเลยครับจะเห็นเมนูต่างๆ ของ Google Document จากนั้นเลือก"แบบฟอร์ม" ครับ
พอสร้าง "แบบฟอร์ม" แล้วมันจะขึ้นหน้าเพจใหม่มาหน้าตาเป็นแบบในรูป ช่องแรกบนสุดจะให้เราใส่ชื่อแบบฟอร์มครับเมื่อผู้กรอกมาอ่านจะได้รู้ว่าเป็นเอกสารแบบฟอร์มอะไร และระบบจะเอาชื่อนี้ไปตั้งชื่อไฟร์ครับ ส่วนช่องทีี่สองถัดมามีไว้ให้เราใส่คำอธิบายให้ผู้มากรอกข้อมูลเข้าใจมากขึ้นครับ จะกรอกไม่กรอกก็ได้
ในส่วนถัดมาเป็นรายการคำถามครับ โดยเราสามารถเลือกประเภทคำถามได้ครับว่าให้มันเป็นอย่างไร เช่น ข้อความ ข้อความ ข้อความย่อหน้า(คือสามารถตอบคำถามแบบยาวๆได้) คำถามแบบตัวเลือก คำถามแบบตาราง ไว้ในบทความถัดไปอาจจะมารีวิวให้ดูอีกทีครับ ว่ามีประเภทคำถามอะไรบ้าง
ใน"แบบฟอร์ม"นี้ ผมใช้คำถามอยู่ 4 ประเภทครับ โดนเอามาประยุกต์ใช้ดังนี้
- คำถาม "เลือกจากรายการ" ใช้สำหรับทำเป็นลิสรายชื่อนักศึกษาทั้งหมดในกลุ่มครับ ให้อาจารย์เลือกง่ายๆ
- คำถาม "ข้อความ" ใช้สำหรับให้อาจารย์ประจำกลุ่มกรอกชื่อนักศึกษาเพิ่ม กรณีชื่อนักศึกษาตกหล่น
- คำถาม "เส้นตาราง" ใช้สร้างหัวข้อที่จะตรวจและให้อาจารย์แต่ละท่านคลิกเพื่อให้คะแนน (ในที่นี้กำหนดให้เป็นค่าระดับ)
คำถาม "เส้นตาราง" เมื่อตั้งหัวข้อเสร็จแล้วจะออกมาหน้าตาแบบนี้ละครับ ในที่นี้ผมกำหนดให้อาจารย์ซึ่งมีหน้าที่เป็นเลขานุการแต่ละกลุ่มเป็นคนกรอกคะแนนครับ (แต่ละกลุ่มมีอาจารย์ 3 ท่าน)
พอเรากดบันทึกและปิด"แบบฟอร์ม" จะเห็นเบื้องหลังของตัวงานเราครับ ระบบจะแปลงหัวข้อคำถามต่างๆของเรามาอยู่ในรูปแบบ"สเปรดชีต" คำถามของเราก็จะไปอยู่ในส่วนหัวข้อด้านบน
สิ่งหนึ่งที่ห้ามพลาดกับการทำงานในแบบออนไลน์ที่จะต้องแชร์ไฟร์งานให้ผู้อื่นมาทำงานบนเอกสารเราคือการ แชร์ หรือ แบ่งปัน เอกสารครับ ไม่งั้นเพื่อนร่วมงานจะมาใช้งานเอกสารเราไม่ได้เลย และในขั้นตอนนี้เราสามารถส่งงานให้ผู้ร่วมงานผ่าน Gmail ได้เลย นอกจากนั้นยุคนี้อะไรๆก็ Social Network ตัว Google Document เองก็ผนวกให้แชร์งานผ่าน Social Network ทั้ง Facebook Google+ twitter หากคุณตั้งกลุ่ม Social Network เฉพาะทีมงานก็ง่ายเลยครับ แต่ในที่นี้ผมเลือกส่งเมล์แจ้งครับ เพราะเป็นความลับๆ
มีทั้งหมดหลายกลุ่มก็ไม่ต้องทำ "แบบฟอร์ม" ใหม่ครับ ทำสำเนาได้ แล้วก็ไปเปลี่ยนชื่อกลุ่ม ชื่อนักศึกษา ชื่ออาจารย์
ทำสำเนาแล้วก็ตั้งชื่อให้ตรงตามกลุ่มครับ กันลืมกันมั่วตอนหลัง
นี่ละครับหน้าตาแบบฟอร์มตรวจงานให้คะแนนในรายวิชาวิทยานิพนธ์ของผม ส่งไปให้ทุกกลุ่มตรวจแล้วใส่คะแนนกลับมา
ใช้งานง่ายพอประมาณ ตามภาษาการประยุกต์ใช้ครับ
แค่นี้คะแนนก็มาอยู่ที่เราละครับ ใส่สูตร รวมคะแนน เป็นอันเสร็จ ลดเวลา ลดภาระ ที่ต้องมานั่งกรอกคะแนน นั่งรวมคะแนนไปได้เยอะเลยครับ เพียงแค่ใช้เวลาวางแผนและเตรียมระบบดีๆ งานนี้ผมทำ "แบบฟอร์ม" ทั้งหมดสำหรับ 9 กลุ่ม ใช้เวลาประมาณครึ่งชั่วโมง แต่ลดภาระหลังจากนั้นได้เยอะเลยครับ
หวังว่าคงมีประโยชน์ไม่มากก็น้อย ลองเล่นลองประยุกต์ใช้ได้ครับ
อ.มนต์ชัย บุญยะวิภากุล
tonycaad@gmail.com
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น